Zoom – co to jest?
W ostatnim czasie narzędzia do łączenia się na odległość, dodatkowo umożliwiające instalację na telefonie, ze względu na ograniczenia w spotkaniach stały się niezastąpione. Wszystko za sprawą sytuacji pandemicznej, która skutecznie zniwelowała możliwość pracy face to face. Jedną z takich aplikacji jest Zoom, którego intuicyjność przewyższa wszelkie inne platformy, właśnie dlatego zaczynamy od niego.
Co to jest zoom?
Zoom to jedna z najpopularniejszych aplikacji nie tylko do nawiązywania audio i wideo połączeń, ale również współpracy na tablicy czy też wymiany wiadomości i plików na czacie pomiędzy uczestnikami. Pozwala on na prostą obsługę wieloosobowych spotkań bez biegłej znajomości narzędzia. To właśnie dlatego doskonale sprawdza się podczas spotkań biznesowych, zdalnego nauczania czy też w prywatnym użyciu. Nic nie stoi także na przeszkodzie, aby korzystać z niego na co dzień do konsultacji ze swoimi współpracownikami. Nierzadko można się również spotkać z konferencjami organizowanymi na tej platformie ze względu na możliwość uczestnictwa dużej ilości osób.
W dalszej części artykułu przybliżymy więcej informacji na temat narzędzia, zarówno w wersji bezpłatnej, jak i płatnej. Dodatkowo zachęcamy Ciebie do pobrania stworzonego przez nas raportu „Narzędzia do zarządzania projektami”, którego pierwszą wersję stworzyliśmy jakiś czas temu (druga jest już w drodze). To podsumowanie wnikliwej analizy porównawczej wybranych narzędzi do zarządzania projektami, portfelem projektów, czasem i zasobami. Raport został sporządzony na podstawie testów, podczas których uważnie przyglądaliśmy się wszystkim funkcjom oferowanym przez poszczególne narzędzia. Wykorzystując dotychczasową wiedzę oraz doświadczenie poddaliśmy próbom każdy program.
Raport możesz pobrać tutaj >>>
Jak działa Zoom?
Z platformy możemy korzystać na dwa sposoby: bezpośrednio poprzez przeglądarkę bądź pobierając dedykowaną aplikację na nasze urządzenie (Zoom na telefon, Zoom na komputer). Zdecydowanie wygodniejszą opcją jest druga, szczególnie że proces pobierania jest niezwykle prosty i zajmuje dosłownie kilka sekund. Po pobraniu za pomocą jednego kliknięcia rozpoczyna się błyskawiczna instalacja. Wystarczy tylko otworzyć program i cieszyć się jego wszystkimi funkcjami. Posiadanie wersji instalacyjnej umożliwia łatwiejsze planowanie spotkań, zarządzanie ustawieniami czy w końcu korzystanie z oferowanych funkcji.
Standardowo, jak w każdej aplikacji umożliwiającej wideokonferencje, mamy możliwość wybrania dołączenia z obrazem bądź bez. Nie jest to dla nikogo zaskoczeniem, natomiast innym ciekawym ułatwieniem jest możliwość wybrania urządzeń audio (głośników i mikrofonu) już na poziomie dołączania do spotkania. Program automatycznie wykrywa nasze urządzenia oraz pyta, z których chcemy skorzystać. Dzięki takiemu rozwiązaniu unikniemy problemów z dźwiękiem i obrazem. Oczywiście, jeżeli tylko mamy taką ochotę, możemy również w tym momencie przetestować nasze akcesoria. A wszystko to dzieje się za pomocą jednego kliknięcia. Zaufajcie nam – ciężko jest znaleźć bardziej intuicyjną aplikację.
Dołączenie do spotkanie jest równie proste jak obsługa programu jedyne co musimy zrobić to kliknąć na link przesłany przez organizatora lub wpisać meeting ID, który generuje się razem z zaproszeniem (oraz linkiem). W przypadku pierwszej opcji, łącze przekieruje nas w przeglądarce do spotkania, a następnie mamy wybór czy korzystamy z przeglądarki czy zainstalowanej aplikacji na naszym komputerze/urządzeniu mobilnym. Jeśli preferujemy od razu korzystanie z Zooma na komputerze to uruchamiamy program, klikamy „join” oraz kopiujemy kod otrzymany w zaproszeniu. Niekiedy zdarza się, że prosi nas o hasło, ale nie musimy się tym martwić, ponieważ wszystkie te informacje otrzymujemy w jednej wiadomości od osoby, która organizuje spotkanie. Kolejną opcją dołączenia do spotkania jest strona internetowa. Klikamy zakładkę „join a meeting” i w zasadzie postępujemy dokładnie tak samo, jak w przypadku aplikacji na naszym komputerze.
Każdy z nas stara się być punktualny, jednakże nierzadko zdarza nam się być gdzieś przed czasem. Również w wypadku spotkań w przestrzeni cyfrowej może zdarzyć nam się taka sytuacja. Na szczęście producent programu przewidział taką opcję i kiedy pojawimy się przed czasem to zwyczajnie trafimy do poczekalni a na ekranie pojawi się komunikat, że spotkanie rozpocznie się, kiedy dołączy host (organizator).
Jak zainstalować i pobrać Zoom?
Jeżeli potrzebujecie prostego oraz funkcjonalnego narzędzia do nawiązywania połączeń, czy to prywatnych czy służbowych, Zoom jest dla Was. Jak go zainstalować? Nic prostszego.
Jeżeli chcemy pobrać wersję aplikacji na komputer najłatwiej będzie zrobić to przy dołączaniu do naszego pierwszego spotkania na Zoomie, ponieważ zostaniemy zapytani czy chcemy go pobrać czy też pozostać na poziomie przeglądarki. Niestety samo pobranie ze stronny producenta bez dołączania do spotkania już takie proste nie jest. To jedyna nieintuicyjna rzecz, na jaką natrafiliśmy. Trzeba przejść do „Download Center”, jednakże na próżno szukać zakładki na górnej belce. Najprościej, naszym zdaniem, jest wpisać w wyszukiwarce internetowej Zoom download i bezpośrednio stamtąd przejść na podstronę. Wybieramy Zoom Client for Meetings i to na tyle. Proces przebiega standardowo: szybkie pobranie pliku instalacyjnego a następnie instalacja na naszym komputerze. Teraz możemy zacząć korzystać z aplikacji.
Jak już powiedzieliśmy wcześniej, Zoom jest również kompatybilny z urządzeniami mobilnymi. Aby stać się posiadaczem takiej wersji najwygodniej będzie nam na naszym telefonie lub tablecie pobrać go z poziomu sklepu aplikacji (AppStore bądź GooglePlay) aby ją zainstalować jak każdą inną apkę. Na tę chwilę dostępne są wersje na Androida i iOS. W zasadzie od tego momentu możemy brać udział w spotkaniach, organizować je i korzystać z ogromu funkcji, jakie oferuje wersja mobilna. Dużym niedopatrzeniem z naszej strony byłoby, gdybyśmy nie podkreślili, że wersja na tablet czy telefon jest niemalże pełnowymiarowa i równa się z tą, która dostępna jest na komputer.
Zoom a bezpieczeństwo – czy jest bezpieczny?
Mimo tego, że Zoom jest dostępny na rynku od 2012 roku, o jego problemach z bezpieczeństwem zrobiło się głośno podczas pandemii koronawirusa. Wiele firm przeszło na pracę zdalną i potrzebowało narzędzia do komunikacji zespołowej. Dzięki sprawnemu funkcjonowaniu platformy na większości systemów operacyjnych, funkcjonalności i łatwości obsługi Zoom stał się hitem. Tym samym sukces firmy sprowadził wielu hakerów. Zjawisko było na tyle powszechne, że powstało specjalne określenie „Zoom bombing”. Ofiarą takiego ataku padła między innymi polska firma CCC, producent i dystrybutor obuwia. Podczas kluczowej dla firmy konferencji, oczom 250 uczestników wyświetlono film pornograficzny oraz rysunki ze swastykami i genitaliami. Organizacja była zmuszona do wcześniejszego zakończenia wystąpienia. Po fali krytyki, która wylała się na producenta, Zoom zwrócił większą uwagę na bezpieczeństwo swoich użytkowników. Od tamtej pory firma wprowadziła szereg usprawnień, między innymi: domyślnie włączoną poczekalnię, która wymusza ręczne wpuszczanie uczestników spotkania. Menu „bezpieczeństwa”, które jest skrótem do funkcji ułatwiających zarządzanie spotkaniem czy szyfrowanie end-to-end. Ponadto użytkownicy mający dostęp do płatnej wersji aplikacji mogą samodzielnie wybrać region centrów danych.
Ile kosztuje Zoom i czym różni się wersja płatna od darmowej?
Zoom oferuje 4 wersje swojej aplikacji. Bezpłatną, Pro, Business i Enterprise. Każda z nich różni się ceną i funkcjonalnością. Na potrzeby tego artykułu skupimy się tylko na funkcjach Zoom Meetings.
Pierwsza z nich – bezpłatna, pozwala organizować spotkania, w których może brać udział do 100 uczestników. Spotkania grupowe mogą trwać maksymalnie 40 minut – po tym czasie rozmowa zostanie zakończona. W przypadku spotkań jeden na jeden nie mamy żadnych ograniczeń czasowych.
Pierwsza z wersji płatnych – Pro oferuje, tak jak wersja bezpłatna, spotkania z maksymalną liczbą uczestników do 100 osób, ale za dodatkową opłatą możemy rozszerzyć ilość do 1000 osób. Czas spotkania nie może przekroczyć 30 godzin. Dodatkowo otrzymujemy możliwość streamingu w mediach społecznościowych i 1 GB przestrzeni w chmurze do nagrywania spotkań. Koszt tego planu to, w przypadku płatności miesięcznej, 14,99$ za licencję.
Plan Business zawiera wszystkie z funkcjonalności wersji Pro. Plusem jest zwiększenie liczby uczestników spotkania do 300 osób z płatną możliwością rozszerzenia tej liczby do 1000. Zyskujemy również: możliwość jednokrotnego logowania, nagrywania transkrypcji, zarządzania domeną czy dołączania brandingu firmy. Wersja Business kosztuje 19,99$ miesięcznie/licencja. Skorzystanie z tej opcji zobowiązuje nas do wykupienia minimum 10 licencji, co wiąże się z kosztem co najmniej 199,9$.
Wersja Enterprise zawiera wszystkie funkcjonalności planu Business, a dodatkowo pozwala kontaktować się w tym samym czasie 500 osobom i oferuje nieograniczone miejsce w chmurze. Za jedną licencję najwyższej wersji programu musimy zapłacić 19,99$ miesięcznie. W przeciwieństwie do wersji Business, korzystanie z tego planu wiąże się z wydatkiem nie bagatela 999,5 dolarów, ponieważ najmniejsza ilość licencji, które możemy wykupić to 50.
Zoom oferuje również dodatkowe opcje, takie jak rozmowy telefoniczne, dodatkowe miejsce w chmurze i wiele innych. Żeby poznać je wszystkie, najlepiej wejść na stronę producenta, gdzie każda z nich została dokładnie opisana.
Zoom opinie – co sądzę o tej aplikacji?
Naszym zdaniem Zoom jest jedną z najlepszych platform do przeprowadzania wideokonferencji. Niewątpliwym plusem jest intuicyjność narzędzia, a także to, że po prostu działa, niezależnie od urządzania czy warunków, które nie zawsze są dobre (np. łącze internetowe). Dodatkowym argumentem przemawiającym za Zoomem, może być chociażby liczba dziennych użytkowników, która w 2020 roku, wynosiła 350 milionów dziennie. Jeżeli szukasz narzędzia, które ułatwi komunikację w Twoim zespole, a przy tym będzie proste w obsłudze, to zdecydowanie polecamy przyjrzeć się bliżej funkcjom oferowanym przez Zoom. Jeżeli jednak potrzebujesz pomocy przy wyborze narzędzia najbardziej dopasowanego do Twoich potrzeb, to zachęcamy do skorzystania z naszej usługi „Dobór narzędzi projektowych – Indywidualne doradztwo”. Pomożemy Ci dobrać odpowiednie narzędzie wspomagające, a także do zarządzania projektami, czasem lub zespołem.
Więcej szczegółów oferty znajdziesz tutaj >>>
Aplikacja Zoom – porady dla początkujących
Jeżeli pierwszy raz będziesz korzystać z Zooma zaopatrz się w urządzenie, dzięki któremu połączysz się na spotkanie. Może to być komputer, telefon lub tablet. Dużym ułatwieniem jest skorzystanie ze słuchawek i stabilne połączenie internetowe.
Najłatwiejszym sposobem dołączenia na spotkanie jest skorzystanie z linku, który otrzymasz od organizatora. Zakładając, że korzystasz z komputera, po kliknięciu w link otworzy się przeglądarka i zapyta czy chcesz skorzystać z aplikacji Zoom, kliknij w „Otwórz Zoom”. Uruchomi się aplikacja i poprosi o wprowadzenie Twojej nazwy. Jeżeli zaznaczysz opcję „Remember my name for future meetings” nie będzie potrzeby uzupełniani tego pola przy żadnym z kolejnych spotkań. Następny krok (tylko przy pierwszym użyciu), to zapoznanie się z warunkami umowy i polityką prywatności. Po ich zaakceptowaniu program poprosi o wybranie źródła wejściowego dźwięku, aby skorzystać z mikrofonu wybieramy opcję „Join with compurter audio”. Po wykonaniu powyższych czynności, jesteś uczestnikiem spotknia :)
Jak zmienić i ustawić tło na Zoom?
Nie każdy z użytkowników aplikacji Zoom ma warunki do tego, aby pokazywać rozmówcom swoje otoczenie. Niektórzy cenią swoją prywatność, by nie ujawniać szczegółów dotyczących ich miejsca zamieszkania. Takim osobom Zoom wychodzi naprzeciw. Tło w aplikacji można zmienić w kilku prostych krokach, nawet w trakcie konwersacji. Dodatkowo aplikacja automatycznie wykrywa rysy naszej twarzy, dzięki czemu każdy rozmówca ma do czynienia z posturą rozmówcy.
Aby zmienić tło w Zoomie wystarczy wykonać kilka prostych i nieobciążających kroków. Co ważne- do zmiany tła można wykorzystać własne zdjęcie, wybrane na tło lub całkowicie ukryć pomieszczenie lub miejsce, z którego prowadzi się videorozmowę.
Aby zmienić tło korzystając z Zooma na komputerze lub laptopie wystarczy dostosować odpowiednie ustawienia. Po uprzednim uruchomieniu aplikacji, należy wybrać ikonę koła zębatego, która znajduje się w prawym, górnym rogu. Na ekranie ukażą się ustawienia aplikacji. Należy wtedy użyć zakładki „Virtual Background”, czyli wirtualne tło. Po wejściu w tę opcję ukaże się nasze oblicze oraz opcja „Choose virtual background”. Możemy wybrać jedną z opcji dostępnych w aplikacji (po jej wyborze należy zaakceptować komunikat, mówiący o tym, że aplikacja musi pobrać dane dotyczące wirtualnego tła). Po tym czasie tło się zmieni, a nasz wizerunek wciąż pozostanie widoczny. Jak wspomniano, nie jest to jedyna opcja dotycząca aranżacji tła. Możemy wgrać swoje, dowolne tło. Aby tego dokonać wystarczy kliknąć na ikonę „+”, która znajduje się obok sekcji wybierania tła. Następnie wystarczy wybrać dowolną grafikę, znajdującą się na naszym urządzeniu.
Podobne kroki należy podjąć, jeżeli mamy ochotę przearanżować tło korzystając z aplikacji na urządzeniu z systemem iOS lub Android. Trzeba jednak uważać, gdyż nie wszystkie urządzenia z drugim oprogramowaniem wyposażone są w dostęp do wirtualnego tła. W tym przypadku nie ma innej rady, niż poczekać na aktualizację ze strony twórców Zooma. Mimo tej niedogodności wszystkie urządzenia wyposażone w system iOS powinny współpracować z aplikacją bez zarzutu.
Jak włączyć i wyłączyć dźwięk w Zoom?
Korzystanie z aplikacji Zoom wymaga tego, aby niekiedy wyciszyć dźwięk. W spotkaniach organizowanych online nieciężko o hałas, związany ze zbyt dużą ilością włączonych mikrofonów. Zdarza się, że ktoś musi kaszlnąć, kichnąć lub po prostu uspokoić dzieci, które żwawo biegają po domu, powodując tym samym lekkie zakłócenia komunikacyjne.
Chcąc wyciszyć mikrofon korzystając z Zooma na komputerze lub laptopie należy wyświetlić pasek narzędzi. Dokonamy tego umieszczając kursor myszy nad oknem powiększenia ekranu. Ujrzymy wtedy pasek z wieloma funkcjami. Nas interesuje ta, którą symbolizuje mikrofon. Klikając na niego włączamy lub wyłączamy nasz dostęp do konwersacji prowadzonej na spotkaniu
Wyłączanie dźwięku na urządzeniu mobilnym (smartfonie lub tablecie) wymaga od nas stuknięcia w ekran. Wtedy także pojawi się pasek narzędzi a nas (analogicznie jak przy korzystaniu z komputera) interesować będzie przycisk z mikrofonem. Wystarczy go dotknąć, aby włączyć lub wyłączyć dźwięk.
Warto też pamiętać o bardzo istotnej kwestii, która dotyczy bezpośredniego dołączania do spotkania. Za każdym razem, przy dołączeniu nasz mikrofon będzie WYCISZONY. Jeżeli od razu chcemy przejść do komunikowania się z grupą, należy pamiętać o włączeniu dźwięku, postępując zgodnie z instrukcjami zamieszczonymi powyżej.
Jeżeli to my stajemy w roli organizatora, mamy opcję aby wyciszyć wszystkich uczestników jednocześnie, tak aby uniknąć zbędnych hałasów. Tę czynność wykonujemy poprzez kliknięcie przycisku „Wycisz wszystko” na liście „Uczestnicy”. Jeśli jednak nie jesteśmy organizatorami spotkania (i korzystamy z laptopa lub urządzenia PC), a mimo to przeszkadza nam rumor, możemy użyć skrótów klawiszowych, które wyciszą wszystkich oprócz gospodarza. Oto one:
- Alt + M (włącz/ wyłącz dźwięk dla wszystkich z wyjątkiem gospodarza- urządzenie PC)
- Command + Ctrl + M (wyłącz dźwięk dla wszystkich z wyjątkiem gospodarza- Mac)
- Command +Ctrl + U (włącz dźwięk dla wszystkich z wyjątkiem gospodarza- Mac)