Jak wyjść z sytuacji, w której masz za dużo rzeczy do zrobienia? Masz wrażenie, że napływają one z każdej strony i masz wrażenie, że już zawsze będziesz robić rzeczy “na wczoraj”. Jak wyjść z takiej reaktywnej postawy, gdzie jedynie reagujesz na niekończącą się listę zadań do postawy proaktywnej, gdzie Ty kontrolujesz rzeczywistość. O tym w dzisiejszym wpisie, serdecznie zapraszam.
Jeśli nie wiesz jeszcze na czym polega zarządzanie projektami, na pewno warto odwiedzić artykuł – Zarządzanie Projektami – co to właściwie jest.
5 kroków do zbudowania systemu
Pokażę Ci 5 kroków, które trzeba zrobić, aby zbudować sobie system, dzięki któremu da się ogarnąć rzeczywistość, w której non stop pływa masa nowych rzeczy. Przejdźmy do elementów, które składają się na ten system.
1. Tarcza – jest potrzebna, żeby się obronić. Dużo osób jako punkt honoru traktuje załatwienie każdej wpadającej rzeczy. Lista rośnie coraz bardziej, robisz coraz więcej, ale nie jesteś w stanie zrobić wszystkiego, bo jest już tego tyle. Nie mamy wpływu do końca na to jakie ilości rzeczy do nas wpadają ale mamy wpływ na to czym my się będziemy zajmować. Postawienie tarczy, która odgradza Cię od rzeczy, które są słabe i rozwalają robotę to jedna z rzeczy, które warto zrobić już na starcie. Warto pomyśleć o sobie jako o przedsiębiorcy, który wytwarza jakiś produkt na koniec. Przedsiębiorca zarabia kasę jeśli robi to w efektywny sposób, koszt przetworzenia na to co sprzedaje jest niższy od ceny, którą pobiera od klienta. Jeżeli pracujesz na etacie to ceną są Twoje godziny wykorzystane na zadania. Jedno z oczekiwań przedsiębiorcy jest takie żebyś wykorzystywał ten czas na rzeczy, które są przydatne. Pamiętaj, że zawsze działa zasada shit in, shit out. Jak dostajesz słaby wsad to bardzo ciężko jest wyprodukować z tego coś fajnego. Budowanie tarczy wymaga kilku rzeczy, uświadomienia sobie co jest ważne, asertywności itp. ale jak jej nie zbudujesz to będziesz zawsze robić rzeczy, które będą zajmować za dużo czasu, a nigdy nie dostarczysz odpowiedniej jakości. Ustaw tarcze na rzeczy, którymi się nie chcesz zajmować.
2. Ninja – w byciu Ninja trzeba umieć wykorzystywać różne techniki, pracować efektywnie. Umiejętność koncentrowania się, działania na szybko, bycia dobrym w tym co robisz. Ninja natomiast nie pokona całej armii jak nie ma tarczy. Warto pracować na technikach, efektywności, ale warto być Ninja dla rzeczy które są wartościowe i przeszły przez tarczę.
3. Wentylator – do niego jest przypięta rura, do niej wrzucasz wynik swojej pracy który wpada w wentylator ustawiony w Twoją stronę. W zależności od tego co wrzuciłeś w rurę w dosyć zintensyfikowany sposób do Ciebie wróci. Warto dostarczać wysokiej jakości wyniki.
4. Słoik – jakkolwiek świetnym ninja byś nie był to istnieje ograniczenie słoika. Jest taka stara opowieść o mędrcu, który przyniósł słoik i zaczął do niego wrzucać różne kamienie i pyta studentów czy słoik jest pełen? – No chyba tak. Mędrzec wziął słoik dosypał drobniejsze kamyczki i ponowił pytanie, studenci zorientowali się już o co chodzi i zaprzeczyli. Mędrzec wziął po raz kolejny słoik dosypał piasku i zadał pytanie czy słoik jest już pełen, studenci potwierdzili. Mędrzec wziął po raz kolejny słoik i dolał do niego wody. Wniosek jest taki, że jak nie włożysz najpierw dużych kamieni, to później się nie zmieszczą. Słoik to pojemność czasu, który masz do dyspozycji. Trzeba wyznaczyć granice, ile czasu przeznaczasz na dane zadania.
5. Ufo – od czasu do czasu trzeba wjechać na górę i popatrzeć na wszystko czy to ma sens. Popatrzeć czy to wszystko ma sens, jakie są moje cele, priorytety, jak skalibrować tarczę, jak Ninja ma wiedzieć co jest dużym kamieniem, a co małym. Bardzo ważny element, który spina cały system.
To są elementy, które sprawiają, że zaczynasz kontrolować rzeczywistość, zaczynasz się zastanawiać gdzie chcesz być za rok, kilka lat. Ustaw tarczę, poznaj techniki zarządzania czasem, dostarczaj pracę dobrej jakości, określ pojemność swojego słoika i spojrzyj na całość z góry od czasu do czasu.
VIDEO