Dzisiejszy wpis będzie trudnym odcinkiem, bo będzie o pozytywnym ryzyku, czyli o szansach. O wyszukiwaniu wszelakich pozytywnych punktów, które w projekcie pomogą Ci zrobić go lepiej. Przyjrzymy się temu, co może zadziać się fajnego w projekcie, co może Ci pomóc go zrobić lepiej, szybciej i w mniejszych kosztach. Przy okazji opowiem też o tym dlaczego my jako Polacy tak lubimy narzekać :)
Szanse w projekcie
Szanse czyli wszelakie pozytywne punkty, które w projekcie mogą Ci pomóc robić go lepiej, skuteczniej itd. Gdzie szukać tych szans w projekcie? Czy miałeś kiedyś tak, że usiadłeś i zacząłeś się zastanawiać gdzie mogą się pojawić w projekcie punkty, które mogą pomóc? Okazuje się, że przede wszystkim wyszukujemy zagrożeń, przewidywanie zagrożeń gwarantuje nam przetrwanie. Ominięcie szansy w najgorszym wypadku – będziemy mieć tyle samo co mamy. Projekty są skomplikowane w swojej naturze i najprawdopodobniej coś pójdzie nie tak. Kiedyś byłem fanem zarządzania zagrożeniami, uważałem, że jeśli dobrze zarządzasz zagrożeniami to powinno być wszystko ok. Ale później stwierdziłem, że to jak gra w obronie, w pewnym momencie coś Ci wpadnie do bramki, któreś z zagrożeń się zmaterializuje. Kluczem do tego, żeby zrealizować coś fajnego, to wyszukiwanie szans, nietypowych tematów, które mogą Ci pomóc.
Gdzie szukać tych szans?
Obszar organizacyjny – np. zaangażowanie do zespołu właściwych osób, uzyskanie odpowiedniego wsparcia, znalezienie sponsora. Wszystkie tematy, które mogą Ci pomóc w ramach kultury, organizacji zespołu i firmy.
Zarządzanie projektami – niestety w większości przypadków to zarządzanie projektami jest słabe, albo w ogóle nie istnieje. Zastosowanie rzeczy, których uczę, mówię na kanale YouTube, a to już niesamowicie podniesie Twoje szanse prowadzenia projektu.
Szukanie pomysłów na zewnątrz – może znalezienie jakiegoś mentora, doradcy, firmy, która jest w stanie pomóc. Poszukanie czegoś w książkach itd. U Amerykanów największą szansą dla projektu jest skopiowanie projektu od kogoś innego. To samo w sobie wcale nie jest łatwe, natomiast Amerykanie mówią, że jeżeli kopiujesz od jednej osoby, to kradzież, jeżeli kopiujesz od wielu to jest research. Warto zrobić dobry research dla swoich projektów i zobaczyć czy nie da się czegoś ściągnąć, żeby nie wymyślać wszystkiego samemu. Większość naszych problemów już została rozwiązana.
Obszar techniczny – być może są narzędzia dzięki którym da się zrobić lepiej, może technologia, która pozwoli Ci zrobić coś skuteczniej.
To główne obszary w których można szukać szans. To co warto jeszcze zrobić to przyjrzeć się całemu zakresowi projektu i pomyśleć co by ułatwiło pracę i życie. My jako Polacy często mamy tak, że staramy się zrobić wszystko poza procedurą, ale jednocześnie mamy kreatywność do wymyślania rozwiązań do różnych problemów. Jakby tą kreatywność wykorzystać do wymyślania różnych sposobów na to, żeby było w projektach lżej?
Pomysły na szukanie szans
Kilka pomysłów na to, gdzie szukać szans, bardziej szczegółowo niż wymienione wyżej obszary.
Złożoność – spróbujmy uprościć projekt, może warto projekt rozłożyć na mniejsze elementy, albo część rzeczy wyciąć, albo znaleźć prostsze rozwiązanie, które realizuje temat.
Technologia – poszukaj technologii, dzięki, której da się zrobić prościej i szybciej coś co robisz ręcznie.
Dostawca – znalezienie dostawcy, który już to robił, zdejmie z Ciebie część zagrożeń. Poszukaj dostawcy, który wie co robi.
Komunikacja – wszystko co możesz zrobić, aby komunikacja była lepsza i skuteczniejsza. Pomyśl o tym, żeby raportować na bieżąco, żeby zarezerwować czas na wysyłanie informacji i zadawanie pytań. Czas na wyciąganie wniosków itd.
Kontrola – wprowadzenie sposobów, dzięki którym szybko zorientujesz się, że coś jest nie tak. Sprawdzaj co tydzień czy wszystko jest ok, wykorzystuj narzędzia do kontrolowania projektu.
Czas na planowanie – zrobienie prostego planu, który zawiera cel, rytm i jakiś prosty sposób działania.
Szacowanie – szacowanie razem z zespołem, nie robienie tego w zaciszu gabinetu, gdzie sam próbujesz zgadnąć ile coś będzie trwało, zaproś do tego zespół.
Priorytety – umieszczenie Twojego projektu na liście priorytetów szefa, prezesa, firmy.
Finansowanie – znalezienie finansowania i zasobów, które pomogą realizować projekt. Pomyślenie o tym na początku i powiedzenie o tym daje Ci większą szansę na zdobycie budżetu.
Zasoby – zapewnienie sobie ludzi, czasu i pieniędzy. Nie wchodzenie w projekty, które są źle zdefiniowaniu.
Jakość – albo poprawienie jakości albo odwrotnie – sprawdzenie czy są elementy, gdzie możesz zejść z jakości.
Klient – warto spotkać się z klientem, powiedzieć jak pracujesz, co jest ważne. Zrozumieć jak klient działa, żeby lepiej dopasować rozwiązania.
Interfejs – znalezienie sposobów połączeń pomiędzy systemami z których korzystasz, żeby było to jak najmniej uciążliwe.
Wymagania – ustalenie wymagać w sposób aby jak najbardziej były sprecyzowane.
Zależności – jeżeli Twój projekt zależy od innych projektów, może da się tą zależność obciąć.
Regulacje – najczęściej kierownicy projektu nie mają wpływu na regulacje prawne, ale może są jakieś regulacje prawne, które pomogą Ci lepiej zrealizować projekt.
Rynek – to co się dzieje na rynku, może w jakimś obszarze jest bezrobocie, możesz ściągnąć ludzi, może konkurencja odpadła i jest miejsce w które możesz wejść.
Podsumowując nie nastawiaj się na granie w obronie tylko poszukaj szans do ataku. Sprawdź obszary w których możesz szukać szans. Jeżeli pracujesz indywidualnie szukając szans zapisz co najmniej 20 pomysłów, bo dopiero na tym poziomie mózg zaczyna tworzyć coś sensownego. Nie chodzi o szanse co się pojawi w wyniku projektu, tylko co w trakcie projektu może pomagać realizować go lepiej.
VIDEO