Definicja Kamieni milowych
[blockquote] Kamienień milowy oznacza pewne istotne, jednorazowe zdarzenie, które można określić w sposób jednoznaczny. Może to być na przykład: podpisanie dokumentu, otrzymanie wyniku, ważne spotkanie, zatwierdzenie pracy itp. Zdarzenia określane jako kamienie milowe stanowią z reguły ważny krok na drodze do osiągnięcia celów projektu i są związane z ukończeniem prac nad którymś z jego istotnych produktów. Opisują wystąpienie konkretnych okoliczności lub zapewnione warunki. Dzięki temu mogą służyć jako punkty kontrolne w celu upewnienia się, że prace nad projektem podążają we właściwym kierunku.
Źródło: governica.com
Z polskiego na nasze
Najogólniej mówiąc kamienie milowe są po prostu najważniejszymi wydarzeniami w projekcie. Zwykle oznaczają one koniec jakiegoś etapu czy osiągnięcie ważne z punktu wiedzenia osoby lub grupy osób istotnej dla projektu. Na etapie planowania należy stworzyć harmonogram, w którym będą doprecyzowane daty i zależności. Następnie należy zidentyfikować, które z punktów będą najważniejszymi zdarzeniami pokazującymi postęp dla sponsora. Na co dzień są sytuacje w których pewne sprawy muszą zostać dopilnowane z dokładnością co do minuty. Niestety sponsor tego nie widzi. Dla niego ważne są jedynie terminy i znaczące osiągnięcia. Dlatego właśnie na etapie ustalania czasu w karcie projektu należy szczególną uwagę skupić na kamieniach milowych.
Kamienie milowe na przykładzie budowy placu zabaw.
01.03.2016 Zatwierdzenie projektu planowania
15.03.2016 Projekt placu zabaw
01.04.2016 Ostateczny plan projektu i kosztorys
01.05.2016 Wybór dostawcy
01.06.2016 Ukończony plac zabaw
01.07.2016 Przekazanie placu zarządowi parku
źródło: Zarządzanie projektami krok po kroku Mariusz Kapusta
Na co zwrócić uwagę
Kamienie milowe można wykorzystać też w bardzo perfidny sposób, który zahacza o „czarne techniki zarządzania projektami”, czyli takie, które nie do końca są zgodne ze sztuką i naginają system. Miałem okazję obserwować kiedyś taką „akcję” uczestnicząc w niej jako kierownik projektu.
Pewnego dnia w firmie wybuchła panika. Okazało się, że realizowane projekty nie postępują tak szybko jak było to oczekiwane i koniecznie trzeba coś z tym zrobić, bo zarząd jest bardzo niezadowolony. Usłyszeliśmy hasło „bierzemy się za zmiany, wszystkie ręce na pokład, działamy dynamiczniej!”.
Ucieszyłem się, bo wierzyłem, że możemy działać lepiej i skuteczniej. I czekałem kiedy do mnie ktoś zgłosi się do tego, żeby przedyskutować plany i je optymalizować. Na zmianę mieliśmy tylko jeden kwartał, a w przypadku projektów nad którymi pracowałem (globalne projekty baz danych i raportowania) to naprawdę mało czasu. Minął pierwszy miesiąc. Nikt się nie pojawił. Minął drugi miesiąc, nikt się nie pojawił. Później już nie miało sensu nawet rozmawiać, więc cały kwartał minął bez zmian.
Ale… na koniec kwartału wszyscy zostali zaproszeni na spotkanie, na którym szefostwo pokazywało wyniki inicjatywy „wszystkie ręce na pokład”. Sam byłem ciekaw, bo wiedziałem, że na moim pokładzie dużo rąk nie przybyło ;).
Co się okazało? Nasza firma zwiększyła efektywność o 30%! W ciągu kwartału! Popatrzyliśmy po sobie, bo okazało się, że managerowie wokół mnie mieli takie same interwencje w swoich projektach – nikt z nimi nawet nie mailował. Więc jak to? Skąd się wziął ten wzrost efektywności.
Trochę jak cud na pustyni, kamienie milowe okazały się lekiem na całe zło :)
Załóżmy, że cała firma realizowała 50 projektów jednocześnie. Kamienie milowe w każdym z nich ustawione są mniej więcej na okres 1 miesiąca. Więc 50 projektów x 3 miesiące = 150 kamieni milowych dostarczonych w ciągu kwartału. W tym kwartale zrealizowaliśmy 200! Ale jak to? Przyspieszyliśmy? Nie :). Po prostu jeden projekt miał ustawione 50 kamieni milowych w ciągu 90 dni. Czyli prawie co drugi dzień był w nim realizowany jakiś kamień milowy. Więc jak się je zsumowało to wyszło 200. Voila, 33% więcej niż wcześniej :D.
Prawda, że genialne? Oczywiście nic to nie zmieniło, bo kamienie milowe dla jednego projektu mogą być miarą postępu, ale sumowanie ich dla wielu projektów już ma taki sobie sens i jak widać jest podatne na manipulację.
No ale, kto co lubi. Możesz wykorzystać kamienie milowe tak jak je zaprojektowano, albo ratować sytuację tak jak opisałem. Tylko nie daj przeczytać tego artykułu tym, którzy będą Cię sprawdzać ;).
Powodzenia w projektach!
