Zarządzanie Projektami – co to właściwie jest

Projekty i zarządzanie projektami były z ludźmi od zawsze. Bez przesady. Udowodnię to poniżej, natomiast skupię się teraz na tym, co zarządzanie projektami oznacza tu i teraz. I dlaczego warto zarządzaniem projektami się zainteresować.

Jeżeli pracujesz z ludźmi, nad tematami, które wymagają współpracy, zaplanowania czasu, pojawiają się nieprzewidziane problemy i musisz zgrać to wszystko w czasie, upewnić się, że każdy wie co ma zrobić i na kiedy to najprawdopodobniej już zarządzasz projektem, nawet nie zdając sobie z tego sprawy.

Zacznijmy od podstaw, żeby zbudować wspólny słownik. I bardzo ważna sprawa. Nie piszę do Ciebie z perspektywy teoretyka-bajkopisarza. Prawdziwe zarządzanie projektami służy do tego, żeby:

• Robić sensowne rzeczy
• Dostarczać je w rozsądnym czasie bez zbędnych kosztów
• Likwidować chaos, marnotrawstwo i bałagan

Jeżeli doświadczyłeś kiedyś sytuacji, w której musiałeś pracować do późnych godzin przez dłuższy czas tylko po to, żeby zorientować się, że to wszystko było niepotrzebne.

Albo próbowałeś zrealizować jakiś swój pomysł, który dobrze się zapowiadał, ale coś na koniec „nie pykło”. Albo widziałeś pomysły, które nagle były „priorytetowe”, wyciągnęły dużo ludzi i zasobów tylko po to, żeby później „umrzeć śmiercią naturalną” to doświadczyłeś tego, co się dzieje, gdy zarządzanie projektami nie jest obecne.

W takim razie jedziemy – jak ugryźć zarządzanie projektami od podstaw.

Co to jest projekt?

Bez definicji się nie obejdzie niestety, ale ograniczę ten ból do minimum. Według słownika projekt to tymczasowe przedsięwzięcie, które ma na celu stworzenie unikalnego produktu lub usługi. I po bólu ;). „Tylko teraz poproszę o tłumaczenie na ludzki i jakieś przykłady może”  pewnie pomyślisz. I słusznie. Tłumaczę na ludzki.

Projekt najlepiej po polsku oddaje słowo przedsięwzięcie. Czyli chcesz stworzyć „coś z niczego”. Projekt charakteryzują 3 ważne punkty. Projekt jest:

Unikalny – czyli nigdy wcześniej czegoś takiego nie robiłeś albo firmy, czy też inna instytucja (fundacja, urząd, jednostka wojskowa, etc.) nigdy tego nie realizowała. Czyli jeżeli chcesz stworzyć coś, co jest nowe to najprawdopodobniej potrzebujesz zarządzania projektami

Tymczasowy – czyli ma początek i koniec. Nie znaczy, że to będzie krótkie. Są projekty, które trwają tydzień, ale też takie, które trwają latami. Spływ kajakowy możesz zorganizować w ciągu dni, budowa nowego osiedla to kilka lat.

Stopniowo doprecyzowywany – czyli na początku więcej nie wiesz niż wiesz, a dopiero w trakcie zdobywasz informacje, dzięki których z mgły wyłania się w miarę czytelny obraz tego, co chcesz osiągnąć, jak chcesz to zrobić i z kim

Jeżeli to nad czym pracujesz spełnia te 3 cechy to najprawdopodobniej już zarządzasz projektem. Czy dobrze czy źle to inna sprawa ;), ale tak jest.

Przykłady zarządzania projektami

Przykłady, o których pisałem na starcie? Organizacja polowania na mamuty (nie na dinozaury ;) ) jest projektem. Trzeba zebrać zespół, wyznaczyć role, komunikować się ze sobą, osiągnąć ambitny cel. Coś bardziej nowoczesnego?

• Uruchomienie strony internetowej w firmie
• Zorganizowanie międzynarodowego turnieju piłkarskiego
• Wdrożenie nowego produktu na rynek
• Unowocześnienie maszyn
• Kampania w social media Twojego produktu

To wszystko projekty. I doświadczenie pokazuje, że sporo może pójść nie tak. Padnie serwer.  Autokary z zawodnikami utkną na autostradzie po karambolu. Wdrożenie produktu nie przyniesie odpowiedniego wyniku, bo sprzedaż nie zgra się z marketingiem. Zmiana maszyn w fabryce się przedłuży, przełoży się to na przestój na linii i straty pieniędzy. A kampania przepali pieniądze, bo ktoś zapomniał sprawdzić, czy landing page zbiera zapisy na listę mailingową.

Projekty są złożone, dlatego ktoś mądry wymyślił zarządzanie projektami.

Zobacz video Co to jest projekt:

Zarządzanie projektami – czyli tak naprawdę co?

Jeżeli robisz projekt to chcesz osiągnąć jakiś cel. Żeby go osiągnąć potrzebujesz jakiegoś planu. Żeby plan stał się rzeczywistością trzeba znaleźć ludzi, pieniądze i sprzęt. A później trzeba to wszystko zebrać w jednym miejscu i pokierować tak, żeby każdy wiedział co, kiedy i jak ma wykonać.  I zarządzanie projektami jest właśnie po to – ogarnąć tę rzeczywistość, żeby się nie skończyło tylko na pomyśle, albo gorzej, na straconym czasie i pieniądzach. I bez wyniku.

Zarządzanie projektami to zgranie ze sobą

• Oczekiwań osób, które stawiają przed Tobą cele
• Ograniczeń związanych z czasem, dostępnymi zasobami, ludźmi
• Ryzyka związanego z realizacją, bo wiadomo, że coś musi pójść nie tak  (zarządzanie ryzykiem)
• Przeszkód i przeciwności pod drodze. (zarządzanie zmianą w projekcie)

Co konkretnie robi się z projektem?

Rozpoczynanie – trzeba pomysł ubrać w jakieś ramy (zakres projektu), sprawdzić, czy pomysł ma sens. Na tym etapie powstaje tzw. Karta Projektu

Planowanie – gdy pomysł jest w porządku to możemy zacząć planować, czy tworzyć sobie mapę dotarcia od celu, od punktu, w którym jesteśmy. Powstaje Plan Zarządzania Projektem

Zapewnienie zasobów – gdy masz plan, trzeba upewnić się, że ma go kto i czym wykonać.

Realizowanie – gdy wszystko jest już gotowe można zacząć działać i tutaj dzieje się najwięcej problemów, ale są narzędzia do rozwiązywania wszystkich problemów projekcie 

Zakończenie – a na koniec (lub, gdy idzie naprawdę źle) projekt się zamyka i warto wyciągnąć z niego wnioski, czego niestety większość firm nie robi, ale za To Ty możesz (Cykl Deminga)

Te czynności to tzw. Cykl życia projektu [LINK] i jest dosyć uniwersalny dla każdego projektu, który zaczynasz. Niezależnie od tego, czy robisz to świadomie czy nie. Pomijanie tych etapów sprawia, że wkrada się bałagan, bo musisz już spowiadać się z wyników projektu, a nie dostałeś w ogóle ludzi do jego realizacji. Co często sprowadza się do syndromu „jednoosobowej armii”, gdzie wszystko robisz sam. A ktoś miał pomagać. Jeżeli dotyka Cię coś takiego, to znaczy, że przeskoczyłeś konieczne etapy.

Kiedy zarządzanie projektami ma sens

No dobrze, ale w takim razie, czy to nie oznacza za dużej biurokracji? Bo nagle zamiast radośnie biec do przodu i realizować pomysły trzeba zadawać sobie trudne pytania. Biurokracja i myślenie to dwa różne wymiary. Oczywiście są sytuacje, w których ktoś pojawi się ze stertę formularzy i powie Ci „od dziś zarządzamy projektami, wypełniaj”, ale to znaczy, że coś poszło nie tak, bo w projektach nie chodzi o papiery.

W projektach chodzi o to, żeby pomyśleć zanim zaryzykujesz pieniądze, czas i zdrowie. Bardzo mądre powiedzenie mówi „Plan jest niczym. Planowanie jest wszystkim.” Świetnie oddaje ono istotę zarządzania projektami. Te formularze, które możesz widzieć są wynikiem pracy zespołu. Usystematyzowanego myślenia i rozwiązywania problemów zanim one się pojawią.

Gdyby porównać projekty do podróży to planowanie polega na wyobrażeni sobie tej podróży zanim ona się odbędzie. Pomyślenie co może pójść nie tak, kto Cię może zaatakować i przygotowanie się do tego. Bo w trakcie podróży, gdy nie zabierzesz ze sobą baterii do aparatu, to nie kupisz ich w środku dżungli. Przynajmniej nie za rozsądne pieniądze ;).

Zarządzanie projektami ma sens, gdy

• Pracujesz z osobami z różnych działów lub firm
• Twoja praca jest rozciągnięta w czasie, czyli nie wykonujesz tylko prostych, powtarzalnych czynności
• Zarządzasz zespołem, który realizuje wiele zadań jednocześnie
• Zarządzasz firmą, bo bez projektów nie ma rozwoju
• Robisz nowe, nietypowe rzeczy
• Robisz coś, czego nie możesz zrealizować samodzielnie

Tak naprawdę to częściej ma sens niż nie ma :), bo pytanie powinno raczej brzmieć – jakie podejście do zarządzania projektami sprawdzi się w Twoim przypadku. Tak naprawdę można ogarnąć temat w kilkanaście minut (tak da się zrobić szybki plan) i odpowiednio dodając do tego regularne monitorowanie postępów osiągniesz dosyć sporo.

Na pewno musisz rozumieć zarządzanie projektami, jeżeli jesteś

• Managerem i zarządzasz zespołem
• Przedsiębiorcą działającym w sektorze usług
• I produkcji, jeżeli inwestujesz i rozwijasz firmę
• Ambitnym człowiekiem, który chce zrealizować coś dużego i pozostawić po sobie ślad

Że ostanie patetyczne? Może. Ale duże rzeczy wymagają zaangażowania ludzi, często nie ma na nie wystarczająco dużo pieniędzy i czasu, a droga jest pod górę. Trzeba być sprytnym, żeby zrobić „coś z niczego”. Poprzednie za to bardzo praktyczne. Gdy zorientujesz się, że nie wyrabiasz z pracą, ludzie nie robią tego, co chcesz, i nie ma rezultatów to pewnie zwykła lista zadań już nie wystarcza.

Zobacz też video Po co zarządzanie projektami:

Zarządzanie Projektami – jak zacząć?

• Czytać książki, na przykład ta jest dobra ;) „Zarządzanie projektami krok po kroku”. Codziennie od momentu jej wydania kupują ją 3 osoby. Rynek zweryfikował, więc ze spokojem możesz po nią sięgnąć
• Oglądać, to na przykład dobry kanał „Zarządzanie projektami – Mariusz Kapusta” najbardziej napakowany treścią o zarządzaniu projektami kanał w polskim YouTube

A coś bardziej ambitnie, chcę tu i teraz?

• Jeżeli uznasz, że to fajny kierunek i może się przydać w tym co robisz to napisz do mnie: mariusz,kapusta@leadership-center.pl
• Diagnozujemy organizacje, dopasowujemy i wdrażamy właściwe podejście do zarządzania projektami z dziesiątek możliwych
• Dobieramy i wdrażamy narzędzia, dzięki którym będzie wszystko działać efektywniej
• Szkolę i prowadzę mentoring dla liderów projektów, żeby dali sobie radę z tym, czego nie widać na pierwszy rzut oka (bo projekty robią ludzie a nie procedury i w pewnym momencie zaczyna się polityka)

Zarządzanie projektami jest fascynujące. I bardzo pomocne. Wierzę i mam dowody na to, że dobrze wdrożone, czyli

• Prosto
• Praktycznie
• W dopasowany do zespołu i firmy sposób

Robi wyniki. Trzymam kciuki za Twoje przedsięwzięcia, czyli inaczej projekty. Niech kończą się o czasie w budżecie i tak, żeby wszyscy byli zadowoleni. Co prawda wg. statystyk masz tylko 20% szans, że tak się zdarzy.  Ale nie trać nadziei albo po prostu się dobrze do tego przygotuj!

Niech moc będzie z Tobą

Mariusz Kapusta

Zobacz video – Zarządzanie Projektami od czego zacząć?